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Präambel
Das Plüderhäuser Theaterbrettle e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert und manuell personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereines zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

Datenschutzordnung des Plüderhäuser Theaterbrettle e.V.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer von Veranstaltungen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von Listen und Karteien. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In allen diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, besondere Postanschriften), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Landesverband werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet, soweit Mitglieder durch den Verband geehrt werden sollen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogenen Daten in Aushängen, Spielplänen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Teilnehmer an Theateraufführungen.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgen ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeit für Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Ist ein Ressort Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführer) vorhanden, wird ihr funktional diese Aufgabe zugeordnet. Dieses Ressort besteht laut Satzung nicht.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Funktionsträger) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "Blindkopie bzw. bcc" zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogene Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Funktionsträger) sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten oder manuellen Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist derzeit kein Datenschutzbeauftragter zu bestellen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte im Internet. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand oder den bestellen Administrator vorgenommen werden.
2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,
-nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 15.08.2018 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.